Informationen für Aktionäre der Ahlers AG zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO

Mit diesem Datenschutzhinweis informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Ahlers AG im Zusammenhang mit Ihrer Stellung als Aktionär und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder mittels direkter oder indirekter Zuordnung zu einer Kennung, wie beispielsweise einem Namen oder einer Kennnummer, identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die Ahlers AG, Elverdisser Str. 313, D-32052 Herford, E-Mail: ahlers-ag@ahlers-ag.com, Telefon: +49 5221 979-0

Den Datenschutzbeauftragten der Ahlers AG erreichen Sie unter Ahlers AG, Datenschutzbeauftragter, Elverdisser Str. 313, D-32052 Herford, E-Mail: ariel.biskupek@ahlers-group.com.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Die Ahlers AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nach den Vorgaben des neuen Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG") sowie der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO"), des Aktiengesetzes („AktG“) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Die Aktien der Ahlers AG sind auf den Namen lautende Stückaktien. Für solche Aktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, des Geburtsdatums und der Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Falls Sie nicht mit der Bereitstellung dieser Daten einverstanden sind, können Sie nicht in das Aktienregister eingetragen werden und Ihre Rechte als Aktionär nicht wahrnehmen. Die beim Erwerb, der Verwahrung oder der Veräußerung Ihrer Aktien mitwirkenden Kreditinstitute leiten für Sie diese sowie weitere für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben (z. B. Staatsangehörigkeit, Geschlecht und einreichende Bank) an das Aktienregister weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute ausführt.

Im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeitet die Ahlers AG Ihre personenbezogenen Daten zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z. B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, dem Widerruf und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen. Ohne die Bereitstellung der betreffenden Daten ist Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung von Stimmrechten und anderer versammlungsbezogener Rechte nicht möglich. Dies umfasst die folgenden Verarbeitungsvorgänge:

- die Anmeldung eines Aktionärs für die Hauptversammlung mit den erforderlichen im Aktienregister gespeicherten sowie die vom Aktionär angegebenen bzw. aus diesem Anlass von seiner Depotbank übermittelten Daten (insbesondere Vor- und Nachnamen, Wohnort oder Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Eintrittskartennummer sowie Besitzart);
- für die Teilnahme an der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten die in der Vollmachtserteilung angegebenen personenbezogenen Daten des Aktionärs sowie Vor- und Nachname und Wohnort oder Adresse des Bevollmächtigten;
- im Falle der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an einen von der Ahlers AG benannten Stimmrechtsvertreter die erteilten Weisungen und die Vollmachtserklärung;
- für das Teilnehmerverzeichnis gem. § 129 AktG Nummer der Eintrittskarte, Vor- und Nachname sowie Wohnort des erschienenen oder vertretenen Aktionärs und ggf. seines Vertreters, Aktienanzahl, Aktiengattung, Anzahl der Stimmrechte und Besitzart;
- für den Fall des Aktionärsverlangens auf Erweiterung der Tagesordnung sowie bei Gegenanträgen und Wahlvorschlägen die Bekanntmachung des Namens des Aktionärs sowie die Tagesordnungsgegenstände und die Gegenanträge und Wahlvorschläge auf der Internetseite der Ahlers AG (§§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 AktG).

Darüber hinaus verarbeitet die Ahlers AG Ihre personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z. B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebenen Datenverarbeitungsvorgänge ist jeweils Art. 6 (1) c) DSGVO. Danach ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt. Die Verpflichtung zur Vornahme der vorstehend beschriebenen Verarbeitungsvorgänge ergibt sich jeweils aus dem Aktiengesetz. Die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist jeweils erforderlich, um die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten der Ahlers AG zu erfüllen.

In Einzelfällen kann die Gesellschaft Ihre Daten auch zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft oder eines Dritten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeiten. Das ist der Fall, wenn die Ahlers AG z. B. bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre oder Gruppen von Aktionären aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen muss, um Rechtsvorschriften bestimmter Länder nicht zu verletzen. In Wahrung eines berechtigten Interesses der Gesellschaft kann eine Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO auch für Zwecke der Information über das Unternehmen gemäß § 67 Abs. 6 Satz 4 und 5 AktG erfolgen, dazu zählen Aktionärsbriefe mit Informationen zum Geschäftsverlauf und wichtigen Ereignissen der Gesellschaft. Daneben verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erstellung von internen Statistiken (z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl der Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre).

Sollte beabsichtigt werden, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen, zuvor nicht genannten Zweck zu verarbeiten, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

An welche Kategorien von Empfängern werden Ihre Daten ggf. weitergegeben?

Nachfolgend informieren wir Sie darüber, an welche Kategorien von Empfängern wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben:

Externe Dienstleister: Für die Verwaltung und technische Führung des Aktienregisters sowie zur Ausrichtung der Hauptversammlung bedienen wir uns externer Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten nach unseren Weisungen im Einklang mit Art. 28 DSGVO verarbeiten. Beauftragte Dienstleister erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.

Aktionäre/Dritte: Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können Aktionäre bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung auf Antrag Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Das Teilnehmerverzeichnis wird zudem im Rahmen der Hauptversammlung allen Teilnehmern zugänglich gemacht. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. Wahlvorschlägen werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften veröffentlicht.

Weitere Empfänger: Im Rahmen gesetzlicher Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, wie etwa Behörden und Gerichten, zu übermitteln (z.B. bei der Veröffentlichung von Stimmrechtsmitteilungen nach den Bestimmungen des Wertpapierhandelsgesetzes und der Mitteilung an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten).

Die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland ist nicht beabsichtigt.

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

Grundsätzlich löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Die Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen werden regelmäßig nach drei Jahren gelöscht oder anonymisiert. Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen von uns nach dem Verkauf der Aktien aus handels- und steuerrechtlichen Gründen regelmäßig noch zehn Jahre aufbewahrt werden. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden, erforderlich ist (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren). 

Welche Rechte haben Sie?

Soweit wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten, stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

- Recht auf Auskunft über die seitens der Ahlers AG über Sie gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
- Recht auf Berichtigung unrichtiger über Sie gespeicherter Daten (Art. 16 DSGVO);
- Recht auf Löschung Ihrer Daten, insbesondere, sofern diese für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO);
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere, sofern die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist oder die Richtigkeit Ihrer Daten durch Sie bestritten wird (Art. 18 DSGVO);
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, soweit die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der Gesellschaft erfolgt (Art. 21 DSGVO);

Für Ausübung der vorgenannten Rechte und Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.

Diese Datenschutzinformationen betreffen Datenschutzfragen im Zusammenhang mit Ihrer Stellung als Aktionär. Stand der Informationen in diesem Dokument: Juni 2018